在学院的发展历史上，涌现出一大批在教学、科研、管理等方面表现突出的教职员工，他们曾经在工作中使用和珍藏的物品具有重要的保存价值，可以激励当代地院人心向先辈风范、追忆往事情怀、传承地院精神，从而继往开来、再创辉煌！
为了更好的保护这些珍贵的物品，形成一流学科建设的深厚文化积淀，学院决定面向全体师生、离退休教职工和校友广泛征集学校学院历史发展相关实物，并在学院院馆专门开辟空间妥善存放。现将具体事项通知如下：
一、征集范围
1.领导视察材料。国家领导人，国家各部委、省市党委和政府领导人，社会知名人士以及重要外宾来院参观、视察、访问或演讲的照片、视频、留言簿、签到簿、题词、书信、 电报、贺信等。
2.荣誉奖励。学院及个人在工作中获得的奖状、奖杯、奖章、荣誉证书、锦旗、牌匾等。
3.纪念礼品。有关单位、国内外友人、校友赠送的礼品及校院交流或重大活动纪念品等。
4.个人物品。各级领导、院士、学科带头人、教授及著名校友的印章、聘书、论著、手稿、书画及自制工艺品、事迹材料、使用过的物品、各种收据凭证等有纪念意义的物品。学院师生的项目开题结题报告、报奖文本、听课笔记、实习报告、地质素描等有历史意义或收藏价值的物品。
5.设备器具。学校学院不同时期购买或制作的教具、仪器设备、文具、工具、模型及带有校名院名印记的物品等。
6.声像图片。反映学校学院不同时期风貌的老照片、视频、历届毕业生的班级（学院、系）合影照片、纪念册、反映或记载学校学院及校友重要成就或在社会上产生过重大影响的事迹材料（报刊、画册、照片、实物、音像、书籍等）。
7.教案及图书。教师的手写教案、教学大纲、论文手稿、授课课件、油印讲义、师生和校友出版的图书或教材（含油印教材）。
8.证章票据。学校学院各个时期的校徽、徽标、学生证、借书证、毕（结）业证书、学位证、录取通知书、内部票券（校内使用的饭莱票、副食品供应券、乘车票、电影票）等。
9.老物件。具有鲜明时代特点的老物件，如校服、运动服、石油工人的工作服、计算尺、皮箱、饭盒、油灯等。
10.其它。学校学院历史上形成的其他有助于了解历史和有收藏价值的物品。
二、征集方式方法
1.征集方式：捐赠、复制、收购、代保管等。
①捐赠。收藏者自愿将实物或文献资料无偿捐赠给学院院史馆，学院将颁发荣誉证书，予以表彰。
②复制。学院对藏品进行进行复印、扫描、复制或拍照，返还原件。
③收购。收藏者有偿提供藏品，学院出资购买。
④代保管。收藏者提出由学院代为保管实物或文献资料的，按照自愿原则，在所有权不变的情况下，所有者可与学院签订无偿代管协议。
2.征集方法：
①学院将安排专人上门或利用探望职工、专访校友、走访单位、职工出差、学术交流、校友来访等机会，向全体师生、离退休教职工和校友征集资料。
②学院将鼓励学生以社会实践的形式，访问知名离退休教职工和各地校友，收集院史资料，传承地院精神。
③学院将指定专人接收、整理各地教职工和校友邮寄的院史资料。
三、捐赠人权益
捐赠人是指自愿将个人收藏的实物或文献资料等无偿捐赠给学院的收藏者。
1.学院给捐赠的单位和个人颁发荣誉证书；
2.捐赠人及其直系亲属有优先利用所赠实物档案的权利。
3.学院在利用捐赠的实物档案时，注明捐赠人。
4.由学院代为保管的实物档案，所有人及直系亲属有权随时调用，学院在利用代保管的实物档案时，要征得所有人的同意。
四、资料存放
1、学院将开辟专门空间，有序存放院史资料，并在安全性、防老化等方面做出妥善安排。
2、对于特别有纪念意义的资料，学院将向校史馆和地方博物馆推荐存放。
3、学院将院史资料数字化，发布到学院网站相关专栏，实现互联网访问。
五、联系方式
1.联系单位：中国石油大学（华东）
2.通讯地址：青岛经济技术开发区长江西路66号，邮编：266580
3.联系人：郑珊珊，0532-86981878，zhengshanshan@upc.edu.cn
2018年7月11日
